POURQUOI UTILISER VOILÀ?

L’utilisation de Voilà est OBLIGATOIRE POUR TOUT LE PERSONNEL.

Cette application, qui remplace notre ancien gestionnaire d’horaires (Agendrix), permet à Alain de simplifier énormément la gestion des disponibilités, des remplacements et des feuilles de temps en général.

Elle devrait également sauver beaucoup de temps et d’énergie aux PtitsAnges, notamment en ce qui concerne la gestion des absences et des remplacements, alors profitez-en !

Voici un court vidéo d’introduction, à visionner!

https://youtu.be/ccvKSVS-XJU


COMMENT UTILISER VOILÀ?

<aside> 🖱️ Cliquez sur les liens ci-dessous pour accéder aux ressources indiquées!

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❗ - PRIORITAIRE - Actions requises de votre part, le plus tôt possible. ✅ - NÉCESSAIRE - Procédures d’utilisation de Voilà (à lire obligatoirement). ⚠️ - IMPORTANT - Informations importantes sur le fonctionnement de Voilà. ℹ️ - INFORMATIF - Ressources pour bien utiliser Voilà.

CRÉER VOTRE PROFIL

❗ MODIFIER VOS DISPONIBILITÉS

❗INDIQUER VOS DISPONIBILITÉS RÉGULIÈRES

ℹ️ Paramétrer vos notifications

ℹ️ Fonctionnement de la liste de rappel

ℹ️ Synchroniser votre horaire Voilà! à un calendrier web

CONSULTER L’HORAIRE

✅ SE FAIRE REMPLACER

✅ ÉCHANGER UN QUART

✅ DEMANDER UN CONGÉ

AVIS IMPORTANTS À TOUS LES PTITSANGES

<aside> ℹ️ [2023-03-13] - *NOUVELLE PROCÉDURE : ‣

IMPORTANT: Quand vous créez une demande de remplacement pour l’un de vos quarts récurrents, ou lorsque vous souhaitez “prendre” un quart à combler, dans Voilà, il se peut que vous voyez la mention “Quart récurrent”.

EXEMPLE:*

quart ouvert_details.png

Cette information est affichée À TITRE INDICATIF SEULEMENT, et elle n’a AUCUN EFFET SUR LE QUART LUI-MÊME.

⚠️ Si vous avez besoin d’être remplacé pour plusieurs quarts (faisant partie de la même récurrence), vous devrez créer des demandes de remplacements individuelles, pour chacune des dates visées.

⚠️ Si vous appliquez sur un tel quart, vous ne travaillerez QU’À LA DATE INDIQUÉE (PAS pour la récurrence entière). **

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<aside> ⚠️ [2023-03-05] - *DEMANDES DE REMPLACEMENTS & D’ÉCHANGES DE QUARTS

⛔* Il est maintenant INTERDIT de faire vos demandes de remplacement et/ou d’échange de quart via Facebook ou en contactant Alain directement.

TOUTE DEMANDE DOIT OBLIGATOIREMENT ÊTRE FAITE À PARTIR DE VOILÀ.

🙏 CETTE DÉCISION A ÉTÉ PRISE POUR PRÉSERVER LA SANTÉ (PHYSIQUE ET MENTALE) D’ALAIN, tout en limitant le nombre de notifications et de messages qui circulent sur nos groupes de discussion. MERCI DE VOTRE COLLABORATION!

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VOUS AVEZ DES QUESTIONS CONCERNANT VOILÀ?

N’hésitez pas à prendre connaissance des différentes ressources mise à votre disposition sur notre plateforme Notion (sur laquelle vous êtes en ce moment même!).

Si vous avez encore des questions à propos de Voilà, communiquez avec CINDY LARRIVÉE :


CRÉER VOTRE PROFIL

<aside> ❗ Vous recevrez un courriel et/ou une notification mobile vous invitant à vous inscrire à Voilà. (Si vous ne l’avez pas reçu, contactez Cindy ou Alain le plus tôt possible).

  1. CLIQUEZ SUR LE LIEN fourni dans l’invitation que vous avez reçue.
  2. Une fois **sur le site de Voila, DEROULEZ LA PAGE VERS LE BAS.
  3. C**liquez sur “Se connecter à un compte entreprise” pour finaliser la création de votre compte.
  4. Entrez l’adresse courriel sur laquelle vous avez reçu l’invitation.
  5. Créez votre nouveau mot de passe pour votre compte.

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https://youtu.be/ZReHj3QDH8U

<aside> ℹ️ ATTENTION! Votre MOT DE PASSE de connexion à Voilà est DIFFÉRENT DE VOTRE NIP DE POINTAGE.

NIP DE POINTAGE: Pour pointer vos entrées & sorties de quart / Composé de 5 chiffres et connu de l’employeur.

MOT DE PASSE DE CONNEXION: Pour vous connecter à votre compte (sur web ou mobile) / Lettres ou chiffres / Inconnu de l’employeur.

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❗INDIQUER VOS DISPONIBILITÉS RÉGULIÈRES

<aside> ⚠️ Les disponibilités et préférences inscrites à votre profil AFFECTERONT les horaires ET la liste de rappel. Il est OBLIGATOIRE qu’elles soient, en tout temps, LE PLUS À JOUR POSSIBLE dans Voilà!.

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https://youtu.be/wACmW1Pwpls

<aside> ✅ Voici quelques informations additionnelles concernant l’ajout/modification de disponibilités.

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NOM DU CHAMP FONCTION(S) ⚠️ IMPORTANT
Vos disponibilités ❗Indiquez toutes les plages/journées où vous POURRIEZ VRAISEMBABLEMENT ÊTRE DISPONIBLE, la majorité du temps. Ce sont vos disponibilités “régulières”.

Une fois enregistrées, vous pourrez ensuite AJOUTER d’autres périodes spécifiques où vos disponibilités seraient TEMPORAIREMENT différentes de l’habitude (ex.: semaine de relâche, stages, etc.), via l’option “Modifier les disponibilités”. | ⚠️ Les disponibilités “régulières” et/ou “uniques” indiquées à votre profil ne vous obligent pas à accepter des remplacements lors de celles-ci et ne vous assure pas non plus d’heures, durant ces périodes, mais elles affecteront l’ordre de priorisation de https://cindylarrivee.notion.site/VOILA-Horaires-de-travail-55b6af2260b142c88461f20628fc5a1e.

ℹ️ Les disponibilités “régulières” s’appliquent en tout temps, SAUF lorsqu’une période de disponibilité ou d’indisponibilité unique a été ajoutée, pour une période donnée. | | Recevoir des offres hors disponibilités | Vous permet d’être informé des quarts disponibles auxquels vous pourriez être “admissibles”, même s’ils ont lieu en dehors de vos disponibilités habituelles. | Ne vous oblige PAS à accepter les quarts qui pourraient vous être offerts à cause de ce choix, mais affectera l’ordre de priorisation de https://cindylarrivee.notion.site/VOILA-Horaires-de-travail-55b6af2260b142c88461f20628fc5a1e. | | Contraintes d’horaire souhaitées | Vous permet de spécifier vos PRÉFÉRENCES de quart et d’heures par semaine. | Bien que vous fassions tout en notre pouvoir pour respecter ces préférences, AUCUNE GARANTIE N’EST OFFERTE. | | Positions préférées | Vous permet de spécifier vos PRÉFÉRENCES en matière de positions (type de quart). | Bien que vous fassions tout en notre pouvoir pour respecter ces préférences, AUCUNE GARANTIE N’EST OFFERTE. |


❗ MODIFIER VOS DISPONIBILITÉS

Si vous prévoyez des changements à vos disponibilités régulières, qu’ils soient temporaires ou permanents, vous devrez nous en aviser le plus tôt possible, en mettant à jour votre profil dans Voilà.

➡️ CHANGEMENTS APPLICABLES À UNE SEULE JOURNÉE PRÉCISE :

  1. Accédez à la section DISPONIBILITÉS de votre profil.
  2. Cliquez sur les trois petits points (coin supérieur droit, sur mobile), pour les MODIFIER.
  3. Dans la liste de choix, sélectionnez l’une des deux options suivantes:
    1. AJOUTER UNE DISPONIBILITÉ UNIQUE - Pour indiquer des disponibilités DIFFÉRENTES de vos disponibilités régulières, pour une ou plusieurs dates données (Ex.: tous les lundis d’octobre…).

    2. AJOUTER UNE INDISPONIBILITÉ UNIQUE - Pour indiquer que vous ne serez ABSOLUMENT PAS DISPONIBLE AU TRAVAIL, pour une ou plusieurs dates données (Ex.: tous les lundis d’octobre…).

      <aside> ℹ️ Si vous prévoyez être indisponible à un moment où vous ne travaillez habituellement pas, vous pouvez l’indiquer via une indisponibilité unique OU en demandant un congé.

      </aside>

➡️ CHANGEMENTS APPLICABLES À UNE PÉRIODE DE PLUS D’UNE JOURNÉE (avec ou sans date de fin connue):

  1. Accédez à la section DISPONIBILITÉS de votre profil.
  2. Cliquez sur les trois petits points (coin supérieur droit, sur mobile), pour les MODIFIER.
  3. Sélectionnez “Modifier les disponibilités”.
    1. Indiquez à partir de quelle date les changements prendront effet.
    2. Si vous connaissez déjà la date à laquelle ces changements prendront fin, décochez l’option “Sans date de fin”, pour pouvoir l’indiquer.
    3. Paramétrez les nouvelles disponibilités pour la période ciblée.

CONSULTER L’HORAIRE

<aside> ℹ️ Il est possible de synchroniser votre horaire à certains calendriers web (Google, Apple, Outlook). Pour savoir comment, cliquez ici: ℹ️ Synchroniser votre horaire Voilà! à un calendrier web

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https://youtu.be/0Cv-KiztItM


POINTER VOS HEURES

<aside> ✅ AJOUTEZ UN “0” devant les 4 chiffres de votre ancien NIP (Agendrix), si vous en aviez un! (Si vous n’aviez pas déjà accès à Agendrix, un nouveau NIP à 5 chiffres vous sera transmis).

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<aside> ℹ️ POINTAGE NON REQUIS POUR LES QUARTS DE COUCHER & NUIT. (Le pointage automatique a été paramétré pour ces deux types de quarts).

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💻 POINTER À PARTIR DE LA TABLETTE (Entrée)

https://youtu.be/QN0YrCtS2Ow

<aside> ⚠️ ATTENTION! Votre MOT DE PASSE de connexion à Voilà est DIFFÉRENT DE VOTRE NIP DE POINTAGE.

NIP DE POINTAGE: Pour pointer vos entrées & sorties de quart / Composé de 5 chiffres et connu de l’employeur.

MOT DE PASSE DE CONNEXION: Pour vous connecter à votre compte (sur web ou mobile) / Lettres ou chiffres / Inconnu de l’employeur.

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📱 POINTER À PARTIR D’UN CELLULAIRE

https://youtu.be/7_IVKUFFIVA

<aside> ⚠️ *ATTENTION ! Le pointage mobile n’est possible que si vous êtes physiquement chez Alain (géolocalisation) ET que vous y avez été autorisé au préalable.

N.B. Dans l’application, vous devez être connecté à votre compte pour pouvoir pointer des heures via votre cellulaire.*

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✅ DEMANDER UNE MODIFICATION D’HORAIRE

✅ SE FAIRE REMPLACER

❗Toute demande de modification, de congé, de remplacement ou d’échange de quart DOIT OBLIGATOIREMENT (et uniquement) PASSER PAR VOILÀ (JAMAIS par texto ou Facebook).

https://youtu.be/OVXmiSofk1s

Les demandes de remplacement ne peuvent avoir lieu que si le quart qui nécessite un remplacement vous a déjà été assigné.


✅ ÉCHANGER UN QUART

❗Toute demande de modification, de congé, de remplacement ou d’échange de quart DOIT OBLIGATOIREMENT (et uniquement) PASSER PAR VOILÀ (JAMAIS par texto ou Facebook).

https://youtu.be/Nvbxi44q-f8

Les demandes d’échange de quart ne peuvent avoir lieu que si le quart que vous souhaitez échanger vous a déjà été assigné.

✅ DEMANDER UN CONGÉ

ℹ️ Fonctionnement de la liste de rappel

ℹ️ Paramétrer vos notifications

ℹ️ Synchroniser votre horaire Voilà! à un calendrier web